Указание страны происхождения

Страну происхождения теперь придется указать не только в контракте, но и во всех документах о приемке. Правило работает для контрактов на поставку товаров, которые заключили с 1 января 2020 года. По контрактам, которые заключили раньше, но продолжаете исполнять, можно указать информацию о производителе. В контрактах и документах о приемке страна должна быть указана одна и та же. Если, например, в контракте написано, что страна происхождения Россия, а в товарной накладной указан Китай, – контроль вы не пройдете.

Документы о приемке

Стандартный документ о приемке товара – это накладная. Как правило, ее сопровождают счет-фактура и счет. Но если контрагент на упрощенке, счета-фактуры не будет. Перед тем как размещать документ о приемке в ЕИС, сверьте с условиями контракта. Действительно ли документом о приемке считается только товарная накладная (ТТН) или необходимо на основе накладной составить еще и акт приемки-передачи товара. ТТН – самый популярный, но далеко не единственный документ, по которому принимают товар. Смотрите ниже, какие еще документы могут считаться документами о приемке по закону о бухучете:

– товарная накладная;
– акт о приемке товаров;
– акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
– акт о приеме-передаче объекта основных средств;
– акт о приеме-передаче здания;
– акт о приеме-передаче групп объектов основных средств;
– акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств;
– акт о приемке выполненных работ;
– акт приемки законченного строительством объекта;
– акт выполненных работ;
– универсальный передаточный документ.

Если в перечне нет формы, по которой вам удобно проводить приемку, – ничего страшного. Вы можете пользоваться любым другим документом, потому что в законе о бухучете перечень документов открытый. Главное, чтобы документ предполагал двустороннюю подпись.

Между тем, часть заказчиков указывают документ о приемке – счет-фактуру. В результате, в ЕИС неверно отражается Сумма исполненных обязательств:

Почему счет-фактура не может быть документом о приемке

Счет-фактура не предполагает двусторонней подписи, поэтому ее нельзя размещать в реестре контрактов как документ о приемке. Счет-фактура – это документ, который нужен бухгалтерии. Именно этот документ отражают в книге покупок и продаж. Для бухгалтерии счет-фактура – это первичка. А для контрактной службы важно, чтобы контракт был закрыт документом с двусторонней подписью и печатями. Это подтверждает, что стороны не имеют друг к другу претензий и товар поставлен и принят в полном объеме.

В тексте контракта обычно указывают, какой документ будет считаться документом о приемке. Но многие заказчики действуют интуитивно, не вчитываясь в условия контракта или сильно спешат.

Например, поставщик привез товар по контракту, сопроводил накладной. Но по условиям контракта документом, подтверждающим приемку, выступает не товарная накладная, а акт приемки-передачи товара. Это означает, что на базе товарной накладной необходимо составить акт приемки-передачи и подписать с двух сторон. Именно этот документ необходимо разместить в реестре контрактов, а не товарную накладную, как могло показаться вначале.

Перечень документов о приемке и информация в реестр зависят еще и от предмета контракта. Например, если у вас заключен контракт на оказание услуг, его нельзя закрыть актом выполненных работ – сведения не пройдут контроль, и вам придется все переделывать. Если вы не уверены, какой именно документ будет считаться документом о приемке, обратитесь к таблице ниже. В ней указано примерное соотношение информации и документов в реестр в зависимости от типа контракта. В третьем столбце дополнительно указан код документа по справочнику в ЕИС.  

Тип контракта	Какой документ o приемке прописать в контракте	Какие сведения направить в реестр по исполнению с кодом	Какие документы прикрепить
Выполнение работ	Акт приема-передачи Акт выполненных работ Акт Универсальный передаточный документ	(12) Акт о приемке выполненных работ (20) Акт выполненных работ (99) Прочие документы о приемке, не указанные выше (37) Универсальный передаточный документ	Акт выполненных работ Акт выполненных работ (оказанных услуг) КС-2 Акт (произвольной формы) Универсальный передаточный документ
Оказание услуг	Акт Акт оказанных услуг Акт приема-передачи услуг Универсальный передаточный документ	(99) Прочие документы о приемке, не указанные выше (37) Универсальный передаточный документ	Акт (произвольной формы) Акт оказанных услуг Акт выполненных работ (оказанных услуг) Универсальный передаточный документ
Поставка товара	Товарная накладная Универсальный передаточный документ Акт приема-передачи поставленного товара Акт сдачи-приемки товара	Товарная накладная (37) Универсальный передаточный документ (06) Акт о приемке товаров (99) Прочие документы о приемке, не указанные выше	Товарная накладная Универсальный передаточный документ Акт приема-передачи поставленного товара (произвольной формы) Акт сдачи-приемки товара

Единицы измерения

Они должны быть одинаковыми в тексте контракта, сведениях о контракте и документах о приемке. Если в контракте на поставку растительного масла вы указали в качестве единиц измерения килограммы – значит, и в документах о приемке должны быть килограммы, а не литры. Если изначально ошиблись в контракте с единицами измерения – можете их поменять. Но такие изменения лучше оформить дополнительным соглашением. А еще старайтесь не использовать условную единицу, когда прописываете количество ТРУ в контракте.

Чем опасна условная единица в документах о приемке

Условная единица опасна тем, что ее нельзя дробить, но многие заказчики рискуют, чтобы получить точную, бьющуюся с контрактом сумму по документам о приемке. Например, вы заключили контракт на техобслуживание и авторемонт, указали условные единицы. А в конце месяца получили от поставщика документ, в котором написано, что он оказал вам 1,5 условной единицы работ. Такого не может быть физически, но иначе невозможно правильно подбить сумму. Документ, в котором фигурируют 1,5 условной единицы, не пройдет казначейский контроль. Тем не менее условную единицу можно применять в контрактах, если правильно ее прописать. В примере с авторемонтом можно было прописать, что условная единица – это не одна услуга, а весь комплекс оказанных за месяц услуг. Если условная единица неизбежна, такой вариант казначейство может пропустить. Потому что он не противоречит логике и условиям контракта.